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Steuerfreie Extras für Mitarbeiter (I)

Autor: Peter Wissing, Dipl. oec., Steuerberater (Februar 2011)

Zur Verfügung stellen von Mobiltelefonen, Smartphones und Computern für Arbeitnehmer

Gemäß § 3 Nr. 45. EStG bleiben die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten steuerfrei.

Von Bedeutung ist hier der Begriff "betriebliche Geräte". Der Fall einer Schenkung der Geräte an den Arbeitnehmer ist die Steuerfreiheit ausgeschlossen. Betriebliche Geräte sind grundsätzlich alle Geräte, die der Arbeitgeber für sein Unternehmen anschafft. Dies können auch gemietete oder geleaste Geräte sein. Vereinbarungen sollten also vorsehen, dass die Geräte im Falle des Ausscheidens des Mitarbeiters unverzüglich zurück zu geben sind. Sie sollten auch keine Möglichkeit der Übernahme oder des Behaltens nach Ablauf der wirtschaftlichen Nutzungsdauer beinhalten.

Handelt es sich um betriebliche Geräte, kommt es auf das Verhältnis der privaten Nutzung zur betrieblichen Nutzung für die Steuerfreiheit nicht mehr an. Selbst die 100%ige private Nutzung wäre steuerfrei. Es spielt auch keine Rolle, ob die Geräte am Arbeitsplatz oder zuhause genutzt werden.
Die steuerfreie Nutzung umfasst gemäß den Lohnsteuerrichtlinien auch Zubehör (Maus, externe Festplatte o.ä.) und Software (z.B. Betriebssystem, Anwendungssoftware).

Für die Frage der Lohnsteuerfreiheit ist ebenfalls unerheblich, ob die Nutzung des betrieblichen Gerätes zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt wird oder aus einer Gehaltumwandlung resultiert. Zu beachten ist allerdings, dass auf den Nutzungsvorteil Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind, wenn die Nutzungsmöglichkeit durch Entgeltumwandlung entstanden ist. Nur im Falle einer zusätzlichen Gewährung bleibt die Nutzung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Auch im Zuge der Nutzungsmöglichkeit durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber übernommene Telefon oder Internetkosten (Grundgebühr und laufende Kosten) bleiben steuerfrei.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Soweit der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann er die Vorsteuer aus den Anschaffungskosten geltend machen. Für die umsatzsteuerliche Behandlung kommt es im Gegensatz zur ertragssteuerlichen Behandlung jedoch sehr wohl darauf an, ob die Überlassung aus überwiegend betrieblichem Interesse erfolgt. Ist dies der Fall, so fällt eine mögliche Privatnutzung dahinter zurück und die Nutzungsüberlassung wird als nicht steuerbarer (steueruntechnisch ausgedrückt: umsatzsteuerfreier) Vorgang angesehen.
Anders liegt der Fall bei Arzt- und Zahnarztpraxen, die steuerfreie Heilberufsleistungen erbringen und aus den Anschaffungskosten keinen Vorsteuerabzug haben. Bei diesen unterliegt die Nutzungsentnahme nicht der Umsatzsteuer, unabhängig von der Motivation der Nutzungsüberlassung.

Die Steuerfreiheit gilt nicht für den Unternehmer

Die Vorschriften über die Nutzungsüberlassung an Arbeitnehmer sind nicht auf die Besteuerung des Unternehmers übertragbar. Bei den Gewinneinkünften sind die Aufwendungen für betriebliche Telekommunikationsgeräte zunächst in vollem Umfang Betriebsausgaben. Die private Nutzung durch den Betriebsinhaber stellt eine Nutzungsentnahme dar, die in der Gewinnermittlung (ggf. im Schätzungswege) gewinnerhöhend – und damit steuerpflichtig – zu berücksichtigen ist.

Übernahme privater Telefon- und Internetkosten

Soweit Mobilfunkverträge oder Internettarife auf den Namen des Mitarbeiters laufen, können die Kosten hierfür u.U. steuer- und sozialversicherungsgünstig durch den Arbeitgeber übernommen werden.

Ein Zuschuss zu den Internetkosten des Mitarbeiters, den der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt, fällt unter die Begünstigung nach § 40 Abs. 2 EStG und kann pauschal mit 25 % versteuert werden (zzgl. Solidaritätszuschlag sowie ggf. Kirchensteuer). Beiträge zur Sozialversicherung fallen in diesem Fall nicht an.

Grundsätzlich besteht eine Einzelnachweispflicht. Es kann aber auch eine Vereinfachungsregelung in Anspruch genommen werden:
• Der Arbeitnehmer erklärt, dass er über einen Telefonanschluss/Internetzugang verfügt und
• ihm dafür im Jahr durchschnittlich Aufwendungen in der von ihm genannten Höhe entstehen und
• der Arbeitgeber nimmt diese Erklärung zum Lohnkonto.

Dann kann der vom Mitarbeiter genannte Betrag ohne weitere Prüfung für die Pauschalversteuerung zugrunde gelegt werden, wenn er 50 € monatlich nicht übersteigt. Grundsätzlich können auch Beträge über 50 € pauschal versteuert werden. Dann müssen die Aufwendungen aber für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermittelt werden und können dann der Pauschalversteuerung mit 25 % so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

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