« Zurück zur Übersichtsseite

Anforderungen an Fahrtenbücher durch zwei BFH-Urteile präzisiert

Autor: Peter Wissing, Dipl. oec., Steuerberater (Juni 2006)

Lange Jahre war umstritten, wie ein Fahrtenbuch geführt werden muss, um als ordnungsgemäß zu gelten. Kürzlich haben es zwei der zwischen Finanzverwaltung und Steuerpflichtigen strittigen Fragen bis zum Bundesfinanzhof (BFH) geschafft und sind in nun veröffentlichten Urteilen geklärt worden.


Konsequenzen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuches


Die Konsequenzen eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches sind gravierend : Ein solches Fahrtenbuch wird nicht anerkannt, und dann kommt die in diesen Fällen häufig deutlich schlechtere 1 %-Regel zum Tragen. Nach ihr ist die private Nutzung eines ansonsten betrieblich genutzten KFZ für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung - zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich der Umsatzsteuer zu versteuern.


Lose Notizzettel sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Bundesfinanzhof urteilte am 9. November 2005, dass das Festhalten einzelner Fahrten mittels loser Notizzettel nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen entspricht. Ein aus den Einzelnotizen gefertigtes Fahrtenbuch, welches der Kläger im laufenden Verfahren vorlegen konnte, weil die erforderlichen Angaben im Wesentlichen alle vorhanden waren, hat der BFH abgelehnt, da es an der gesetzlich geforderten, zeitnahen Erstellung fehlte.

Der BFH verlangt, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem jeweiligen Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.Das Gericht nimmt dazu eine sehr formale Position ein und führt aus :

"Da die dabei zu führenden Aufzeichnungen eine "buch"förmige äußere Gestalt aufweisen sollen, verlangt der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein."

Leider hat sich der BFH nicht der Sicht des erstinstanzlichen Sächsischen Finanzgerichts angeschlossen, welches meinte, dass die formellen Anforderungen an ein solches Fahrtenbuch nicht überspannt werden dürften, weil sonst die dem Steuerpflichtigen durch § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG eröffnete Möglichkeit zur Ermittlung des tatsächlichen Nutzungswertes weitgehend gegenstandslos werde. Entscheidend sei, dass mit Hilfe der Aufzeichnungen und gegebenenfalls in Verbindung mit weiteren Belegen nachvollzogen werden könne, wann, zu welchem Zweck und in welchem Umfang der Steuerpflichtige das KFZ dienstlich und wann und in welchem Umfang er es privat genutzt habe.


Fahrtenbücher mit Computerprogrammen nur unter engen Voraussetzungen ordnungsgemäß

Ebenfalls lange unklar war die Frage, inwieweit computergeführte Fahrtenbücher ordnungsgemäß sind. Nahe liegend ist die Führung mit Hilfe eine Tabellenkalkulationsprogramms, z.B. Excel. Auch hierzu liegt nun endlich ein Urteil des BFH vom 16. November 2006 vor. Im Urteilsfall wurde tatsächlich Excel zur Fahrtenbucherstellung verwendet. Das Gericht hat dieser Art der Fahrtenbuchführung als nicht ordnungsgemäß eine Absage erteilt und teilt damit die bisher bereits von der Finanzverwaltung vertretene Auffassung. Der BFH kam zu der Auffassung, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfordere fortlaufende Aufzeichnungen, die nachträglich nicht beliebig und ohne hinreichende Dokumentation abänderbar sein dürften. Bei der Software Excel genüge die bloße Änderung einer Zahl oder einer Rechenformel, um alle weiteren Daten neu berechnen und entsprechend anzeigen und ausdrucken zu können. Auf diese Weise könnten zu einem späteren Zeitpunkt Fahrten eingefügt oder in ihrer Länge verändert werden, um dadurch etwaige Unstimmigkeiten mit vorhandenen Belegen (etwa mit Inspektionsrechnungen oder ähnlichen Dokumenten) zu beseitigen. Zwar seien derartige Manipulationen auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen; sie erforderten indessen einen erheblich höheren Aufwand und seien zudem eher als Fälschung erkennbar.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch lässt sich aber mittels anderer Computerprogramme, z.B. spezieller Fahrtenbuch-Software, erstellen, wenn das Programm folgende, vom BFH aufgeführten Anforderungen erfüllt :

"Die Anforderung, die Aufzeichnungen zeitnah und in geschlossener Form zu führen, kann erreicht werden, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden."

Nach oben

Redaktion Steuertipps:
Steuerberater Dipl.oec. Peter Wissing

WiPlus GmbH Steuerberatungsgesellschaft Treuhandgesellschaft
Hasenweg 1, 71063 Sindelfingen
Fon 07031-803891, Fax 07031-806767
E-Mail: mail@wiplus.de
Internet: www.wiplus.de


Alle Rechte vorbehalten.