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Entsorgung von Geschäftsunterlagen

Autor: Peter Wissing, Dipl. oec., Steuerberater (März 2009)

Quillt Ihr Archiv auch aus allen Nähten? Dann steht spätestens die Frage an, welche Altunterlagen denn nun entsorgt werden können.
Der Kaufmann bzw. der Steuerpflichtige ist verpflichtet, Jahresabschlüsse und insbesondere Unterlagen, die die Grundlage für die Buchführung und den Jahresabschluss bilden, geordnet aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt teilweise sechs, für die meisten Unterlagen jedoch zehn Jahre. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse kann die Aufbewahrung auch auf Datenträgern erfolgen, wenn die Belege in angemessener Zeit wieder sichtbar gemacht werden können. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten kann unter Umständen erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen besteht die Rechtsgrundlage im Handelsrecht in § 257 HGB und im Steuerrecht in § 147 AO. Diese beiden Bestimmungen decken sich im Wesentlichen inhaltlich, auch wenn teilweise andere Formulierungen gewählt wurden.

Aufzubewahrende Unterlagen

Aufzubewahren sind sowohl nach HGB als auch nach AO folgende Unterlagen:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die für ihr Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
- Die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe. Dies sind gemäß der Definition in § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, z. B. Angebote, Annahmen oder Mängelrügen.
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO); diese Bestimmung ist gegenüber den vorhergehenden Regelungen subsidiär und stellt einen Auffangtatbestand dar und kann in Einzelfällen durchaus problematisch sein; in Betracht kommen insbesondere Bewertungsunterlagen, Preisverzeichnisse, Kontoauszüge, Spenden-bescheinigungen.

Art der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung muss geordnet erfolgen. Nach den allgemeinen Grundsätzen hat die Aufbewahrung aber so zu erfolgen, dass in angemessener Zeit ein Zugriff auf einzelne Unterlagen erfolgen kann.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen betragen für die Unterlagen nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 HGB bzw. nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO zehn Jahre und für die übrigen Unterlagen sechs Jahre. Damit können insbesondere abgesandte und empfangene Handelsbriefe grundsätzlich nach sechs Jahren vernichtet werden.
Diese Frist beginnt jedoch erst mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt (handelsrechtlich) bzw. aufgestellt (steuerrechtlich) wurde. Das düfte in der Regel ein Jahr später sein. Für Handelsbriefe kommt es auf das Datum des Empfangs oder Versands an.

Beispiel 1:
Die letzte Buchung für den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2008 wird 2009 vorgenommen. Die Frist von 10 Jahren beginnt damit Ende 2009 zu laufen. Damit kann eine Vernichtung mit dem Ablauf des Jahres 2019 erfolgen.

Beispiel 2:
Eine Rechnung wird 2008 versand. Die Frist von 6 Jahren für die Aufbewahrung beginnt Ende 2008 zu laufen. Damit kann eine Vernichtung nach Ablauf des Jahres 2014 erfolgen.
Als Faustregel rechnen Sie dann mit 12 Jahren für die 10-Jahresfrist und 7 Jahren für die 6-Jahresfrist. 2009 können i.d.R. also die Buchungsunterlagen von 1997 entsorgt werden und Geschäftsbriefe von 2002.
Die Aufbewahrungsfristen können gehemmt werden und sich damit verlängern, z.B. durch eine begon-nene Aussenprüfung, steuerstrafrechtliche Ermittlungen, bestimmte vorläufige Steuerfestsetzungen nach § 165 AO.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:

- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
- Handels- und Geschäftsbriefe sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
- Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.


Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Dies erfordert bei den Vielfach verwendeten Thermobelegen, dass diese zusätzlich kopiert werden müssen, da sie teilweise schon nach einem Jahr nicht mehr lesbar sind.

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke ent-halten.

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (zum Beispiel bei Vollmachten, Wertpapieren).

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.


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